O fluxo de caixa é uma das métricas mais importantes de uma empresa. Você pode ter muitas vendas e uma grande margem de lucro, mas quando você não é pago a tempo, seu negócio sofre. Você tem que pagar aos funcionários, comprar estoque, bem como outras despesas extras necessárias – tudo o que custa dinheiro. No entanto, muitas empresas relatam problemas com o pagamento em dia, até mesmo para o trabalho que foi feito e entregue.
Você fatura seus clientes para receber o pagamento, mas já considerou se está usando isso corretamente para aumentar suas chances de receber o pagamento no prazo? Para fazer isso, sua fatura deve incluir três elementos principais:
1. Estabeleça relacionamento
Estabelecer relacionamento significa informar os detalhes do que foi entregue, o que é devido e que o cliente se comprometeu a fazer um pagamento. Você precisa indicar claramente quais produtos ou serviços você forneceu e se referir ao contrato que você assinou, bem como as condições de pagamento que você concordou.
Descobrimos que a linguagem que você usa para transmitir o compromisso de pagamento pode mudar a resposta do cliente. A maioria de nós tende a ficar rígida e exigente quando nos referimos a compromissos legais. Temos a tendência de escrever no que consideramos “juridiquês”.
Enquanto os proprietários de negócios de meia-idade respondem bem à linguagem formal, os donos de negócios da geração Y ficam desanimados quando confrontados com ela, pois consideram essa linguagem ameaçadora. É vital adaptar sua linguagem às expectativas de seus clientes para transmitir sua mensagem.
2: Definindo um processo
A lei de Parkinson diz que o trabalho se expandirá para preencher o tempo disponível para concluí-lo. O mesmo acontecerá com o comportamento de pagamento do seu cliente. Você pode ter uma data de vencimento no contrato original, mas o cliente muitas vezes vai perdê-la, intencionalmente ou acidentalmente. Tudo o que passa mais do que alguns dias fora, muitas vezes é esquecido.
Para combater isso, sempre trabalhe em ciclos curtos. Avise com antecedência antes do vencimento de um pagamento e faça o acompanhamento várias vezes em prazos reduzidos. Descobrimos que três dias antes de um pagamento é o momento ideal para enviar um lembrete.
Esse padrão deve parar nos lembretes de pagamento: se um cliente atrasar e você enviar uma solicitação de pagamento, certifique-se de dar a ele um prazo para o pagamento também. Escreva “Faça um pagamento imediatamente ou contacte-nos nos próximos três dias”. Claro, você tem que ser honesto com seu processo. Algum acompanhamento tem que vir quando esses dias passarem.
3: Removendo obstáculos
Depois que o cliente aceita sua autoridade e está ciente de que um pagamento é devido, a última coisa que resta são desculpas e como gerenciá-los, mas sua fatura pode ajudar muito a responder a desculpas antes mesmo de serem pronunciadas.
Uma das principais desculpas que vemos é o desacordo com o conteúdo da fatura ou com o trabalho declarado muito tempo depois de ter sido entregue. Esta é realmente uma tentativa de renegociar o preço. A maioria dos proprietários de empresas tende a supor que, se o cliente não manifestou discordância quando o trabalho foi concluído, ele concordará com a cobrança e pagará.
Descobrimos que este não é o caso. Frequentemente, especialmente quando a cobrança é grande, você pode entrar em desacordo muito depois do vencimento do pagamento.
Ver também: O processa leva à perfeição
Não fuja de uma disputa. Torne-o parte do seu processo e estabeleça limites. Seja explícito sobre o processo: escreva “Se você deseja contestar essa cobrança, entre em contato conosco nos próximos três dias”. Esteja pronto para discutir e ouvir seu cliente porque perder o negócio futuro de um cliente é muito pior do que um desconto de 5 por cento se você aceitar uma disputa sobre um item menor.
Usar a linguagem certa em sua fatura pode reduzir significativamente o tempo de recebimento. A linguagem certa cria uma conexão com seu cliente, define um processo para receber o pagamento e remove obstáculos que, de outra forma, impediriam o pagamento.
Esses são elementos simples, mas eficazes, que você precisa garantir que sejam incluídos em todas as comunicações com seus clientes – não apenas para receber o pagamento, mas também para manter um relacionamento saudável.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Entrepreneur