4 erros de reunião que estão desperdiçando seu tempo

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Depois de assistir a uma grande reunião, os participantes partem com energia renovada, uma lista de tarefas clara e uma direção definida. Mas depois de ir a uma reunião medíocre, os participantes provavelmente se perguntarão se valeu a pena.

A boa notícia: muitos elementos de uma reunião bem-sucedida podem ser preparados com antecedência. Sem isso, porém, os erros estão fadados a acontecer. Aqui estão quatro maneiras pelas quais as reuniões no local de trabalho podem ser curtas e o que você pode fazer para evitá-las:

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1. Falta de planejamento

Grandes reuniões raramente acontecem organicamente. Em vez disso, eles resultam de um planejamento cuidadoso. Certifique-se de definir claramente todos os objetivos, bem como de criar uma agenda detalhada. Espaço para discussão espontânea está bom. Mas ter uma agenda ajudará a garantir que você alcance seus objetivos em tempo hábil.

Em seguida, reserve um tempo para considerar a logística, como disposição dos assentos, tomadas elétricas e materiais complementares, como apresentações em PowerPoint ou apostilas. Desenvolva uma lista de itens frequentemente solicitados e revise-a antes de cada reunião.

Quando os palestrantes estiverem na agenda, considere solicitar suas anotações com vários dias de antecedência. Este arranjo permitirá que vocês dois ajustem qualquer conteúdo conforme necessário e evitem surpresas indesejadas.

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2. A ausência de um facilitador designado

Se ninguém assumir o comando, as reuniões podem facilmente sair do caminho e perder tempo. Para evitar isso, designe um líder que possa reforçar as grandes ideias articuladas na reunião, reduza as conversas fora do assunto, ajude a continuar a discussão positiva e designe atividades de acompanhamento.

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Foto: (Reprodução/Internet)

3. Falha em antecipar reações fortes

De vez em quando, tópicos controversos devem ser discutidos durante uma reunião. Para evitar reações potencialmente desagradáveis, mantenha algumas conversas cara a cara com os membros mais francos ou influentes da equipe para avaliar as respostas prováveis.

Esteja todos na mesma página, você será capaz de antecipar e se preparar melhor para perguntas e opiniões que poderiam pegá-lo desprevenido.

4. Acompanhamento inexistente

Mesmo as melhores reuniões serão inúteis se ninguém fizer anotações ou delinear tarefas de acompanhamento. Para tanto, designe um participante (não o facilitador) para fazer a ata. No cenário mais ideal, peça que ele ou ela envie um resumo por e-mail para todos os participantes após a reunião.

Ver também: Como se manter produtivo e ativo ao viajar para o trabalho

Enquanto o anotador é responsável pelas atas, o facilitador também deve anotar, à medida que a discussão avança, as tarefas que precisam ser concluídas. No final da reunião, todas as tarefas, juntamente com prazos rígidos, devem ser atribuídos.

Finalmente, entenda que mesmo uma boa reunião às vezes pode sair do caminho certo. Mas essas diretrizes podem ajudá-lo a reduzir ao mínimo essas situações.

Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil

Fonte: Entrepreneur 

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