5 dicas de planejamento de projeto para ajudá-lo a cumprir suas metas

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Como empresário, você está sempre empreendendo projetos. Quer você perceba ou não, seu trabalho é dividido em grupos distintos de tarefas em torno de um objetivo específico (o que chamarei de “projetos”). Idealmente, suas tarefas conduzem à conclusão de seus projetos, e os projetos conduzem a realização de seus objetivos de negócios maiores.

Na maioria das vezes, no entanto, os empreendedores – especialmente aqueles que estão começando – não priorizam seus projetos o suficiente. Em vez disso, eles tentam fazer tudo de uma vez. Esta é uma má ideia. Isso aumenta o estresse, diminui a probabilidade de você terminar o que precisa e torna muito mais difícil progredir efetivamente em direção a uma meta de negócios.

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Para ajudá-lo a evitar esse destino, aqui estão as cinco principais dicas de planejamento de projetos para iniciar ou ajustar seu próprio gerenciamento de projetos:

1. Defina seus projetos

A primeira e mais importante coisa no planejamento de projetos é descobrir com quais projetos você está lidando. Primeiro, o que é um projeto? Minha definição é qualquer coisa que exija mais do que algumas tarefas fáceis para ser realizada. Configurando esse novo software de vendas? Isso é um projeto. Expandindo sua rede? Sim, isso também é um projeto. Seu negócio está crescendo? Essa é uma coleção de projetos!

Alguns de seus projetos serão bastante óbvios, mas outros ficarão ocultos sem serem reconhecidos. Para desenterrar todos os seus projetos, escreva tudo em que está trabalhando atualmente e tudo em que deseja trabalhar. Em seguida, agrupe essa lista em torno de objetivos específicos.

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Essa ação provavelmente o levará à sua lista de projetos. Você pode ter de 10 a 20 (ou até mais) projetos nesta lista, mas para ser eficaz, você vai querer escolher de dois a cinco projetos que são mais importantes e focar neles para as dicas restantes.

2. Dê aos seus projetos uma data de início e de término

Você deve saber (ou decidir) quando cada projeto deve começar e terminar. Isso permitirá que você sequencie os projetos priorizando-os com base em quando devem ser iniciados ou concluídos. As datas de início e término também permitirão que você planeje seus próprios ciclos de negócios e evite que os projetos continuem por muito mais tempo do que deveriam.

3. Faça um plano de uma página

Um pouco de planejamento ajuda muito a ajudar um projeto a ter sucesso. Para criar um plano de uma página, anote suas respostas ou anotações para cada uma das seguintes perguntas:

  • Qual problema o projeto resolverá?
  • Qual é o benefício para a organização?
  • Que tipo de equipe e orçamento eu preciso?
  • Quais são os principais marcos?
  • Quais são os obstáculos potenciais?
  • Que riscos este projeto representa?
  • Qual é o meu plano de trabalho (lista de tarefas ou subitens a serem concluídas até quando)?
  • Quais são as métricas específicas para o sucesso?
  • Como você saberá que o projeto está concluído?
  • Observação: se você pretende manter o plano em uma página, suas respostas precisam ser relativamente concisas!
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Foto: (Reprodução/Internet)

4. Estabeleça rotinas de comunicação

Para qualquer projeto que envolva vários membros da equipe, configure rotinas de comunicação com antecedência. Alguém vai relatar o progresso semanalmente? Por mês? Haverá uma chamada recorrente para que todas as partes façam check-in? Quem é responsável por verificar se o projeto está atingindo seus marcos?

5. Saiba se e quando parar

Embora seja melhor terminar o que você começou, às vezes é necessário puxar o plugue. Se você tem todos os seus projetos definidos, com datas de início e término e um plano claro de uma página que inclui marcos e diretrizes de comunicação, você deve ter todas as informações de que precisa para saber quando encerrar um projeto.

Ver também: Como ser indispensável no trabalho sem se esgotar

Certamente nem sempre é fácil parar, especialmente se você já dedicou muito tempo, energia e emoção. Mas se um projeto está se arrastando, aqui estão algumas perguntas que podem ajudá-lo a pensar se deve ou não abandoná-lo:

  • O objetivo deste projeto ainda é importante para minha organização?
  • Qual foi o ROI planejado para este projeto? Qual é o ROI agora?
  • Qual é o meu custo de oportunidade para trabalhar nisso? Eu poderia alcançar melhor meus objetivos gastando esse tempo em outros projetos?
  • Qual é o preço emocional de continuar com este projeto.

Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil

Fonte: Entrepreneur 

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