Muitos de nós participamos de tantas reuniões improdutivas ou reuniões que nem sabemos por que estamos lá. Infelizmente, não podemos evitar a realização de reuniões porque um negócio de sucesso precisa de brainstorming, discussão e diálogo aberto, entre outros. No entanto, podemos tornar as reuniões mais eficazes. Para aumentar a eficiência e não desperdiçar o tempo de todos, abaixo você encontra 5 dicas eficazes para reuniões.
1. Não comece tarde
sempre há algumas pessoas que entram nas reuniões com 5 a 10 minutos de atraso. Não espere que eles comecem sua reunião. Começar tarde para uma reunião é punir outras pessoas por chegarem na hora. Portanto, sempre comece na hora certa. Você pode fazer uma recapitulação para os retardatários depois que alguns itens forem discutidos, ajudando-os a se atualizar.
2. Prepare uma Agenda
Prepare-se para sua reunião e faça uma agenda com os objetivos que deseja cumprir. Envie esta pauta por e-mail para seus colegas de trabalho antes da reunião para que eles também possam se preparar. Certifique-se de que os objetivos da reunião sejam claros e possam ser facilmente compreendidos por outras pessoas.
3. Garanta a participação certa
Avalie com cuidado quem você vai convidar para a reunião. Se você deseja que sua reunião seja eficaz, você deve convidar as pessoas certas. Além disso, o número de participantes é um fator importante que determina a eficiência de uma reunião. Você tem que encontrar o número ideal para sua reunião. Examine sua lista e pergunte a si mesmo se essa pessoa é realmente necessária para estar presente na reunião.
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4. Permaneça no Tópico
Se você quiser terminar toda a sua agenda, mantenha-se na sua agenda. Se alguém tentar abrir outro tópico fora da pauta, educadamente lembre-o de que não está na pauta e deve ser discutido em outro momento.
No entanto, se esse tópico for crucial para o seu negócio e precisar ser resolvido imediatamente, você pode perguntar a outros participantes se eles desejam resolvê-lo imediatamente, presumindo que todas as pessoas certas para abordar esse novo tópico estejam presentes.
5. Documente sua reunião
Delegue a alguém a tarefa de manter anotações da reunião durante a reunião. Encerre sua reunião com um plano de ação recapitulando quem vai trabalhar em quê. Após a reunião, envie essas notas por e-mail a todos os participantes, informando quem está atribuído a cada tarefa. Certifique-se de enviar este e-mail em 24 horas. Acompanhamento com essas pessoas após alguns dias para ver seu desenvolvimento.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Entrepreneur