Quando você é um profissional sério, muitas vezes consegue fazer conexões e adquirir mais recursos. Na verdade, o crescimento depende naturalmente disso. O que você não pode fazer é adicionar magicamente mais minutos ao dia. O tempo é um recurso limitado e de longe o seu ativo mais importante, então você não pode desperdiçá-lo. Para fazer com que cada segundo conte, certifique-se de evitar essas armadilhas comuns que perdem tempo.
1. Usando sua caixa de entrada como sua lista de tarefas
Muitas vezes, as pessoas olham seus e-mails logo pela manhã, leem todas as mensagens e deixam o que está em sua caixa de entrada definir sua agenda para o dia. E então o que acontece? Suas prioridades reais são desviadas e você não realiza o que pretendia fazer. Você está trabalhando para os objetivos de todos, não os seus.
O que você deve fazer é lidar com seu e-mail em torno de um plano de batalha para o dia que você já trabalhou. Seu plano de batalha é apenas um conjunto de objetivos de curto prazo que o ajudam a superar obstáculos e enfrentar estratégias maiores, passo a passo, para realmente realizar seus objetivos gerais. E há uma maneira simples de fazer isso com eficiência.
Primeiro, crie três pastas logo abaixo de sua caixa de entrada. Rotule-os como Prioridade 1, Prioridade 2 e Prioridade 3. Em seguida, vá até sua caixa de entrada e controle todas as mensagens que puder imediatamente. Se houver algo que você não possa fazer imediatamente, coloque essas mensagens nas pastas prioritárias.
A partir daí, crie de duas a quatro seções em seu dia, nas quais você entra e sai de seu e-mail de uma forma claramente definida. Dessa forma, você não deixará o e-mail interromper outras coisas que está tentando alcançar, mas sabe que terá a chance de obter suas comunicações, mesmo quando tudo o mais estiver acontecendo.
2. Não respondendo aos clientes rapidamente
Estes são os dias do texto e do vídeo. As pessoas esperam respostas rápidas – se não imediatas. Estudos mostraram que até 80 por cento dos clientes esperam que as empresas respondam às mensagens de atendimento ao cliente em 24 horas, com 37 por cento esperando uma resposta dentro de uma hora.
Portanto, tente responder o mais rápido possível. Se a resposta for complicada e você realmente não tiver tempo para isso no momento, então, pelo menos, envie um e-mail informando ao seu cliente que você retornará a ele com uma resposta completa mais tarde.
3. Não respondendo totalmente ao seu e-mail
Quando você não responde a tudo em uma mensagem de e-mail, você inevitavelmente incentiva ainda mais mensagens conforme as pessoas tentam obter esclarecimentos ou mais informações de você. Esse tráfego adicional rouba um tempo precioso da inovação, colaboração e manipulação de outras tarefas essenciais.
Antes de pressionar enviar, revise seu e-mail e certifique-se de que abordou todos os pontos. Considere ir ainda mais longe: Antecipe as perguntas ou necessidades que o destinatário pode ter no futuro e resolva essas questões também.
4. Sendo prolixo
Por outro lado, não exagere. Responder totalmente um e-mail não significa que você tenha que escrever uma tese. Vá direto ao ponto. Fique com palavras e frases curtas. Tenha como objetivo apenas quatro ou cinco linhas para se manter no caminho certo.
Veja também: Não pagamos para você pensar!
5. Tratar “responder a todos” como doce
Criar um e-mail não envolve apenas seu tempo. Envolve a de todos os outros também. Respeite isso e inclua apenas as pessoas que realmente precisam participar ou saber sobre a conversa. Se você pode usar o campo bcc, faça isso. Então, quando as pessoas respondem, a resposta delas vai apenas para você e não para todos os outros.
6. Responder e-mail quando você estiver chateado
Nem todos os dias ou situações de trabalho são os mais agradáveis, e todos nós temos lutas pessoais que outras pessoas na equipe podem não conhecer. Portanto, se você já está chateado ou se recebeu um e-mail que o irrita, afaste-se do computador. Dê uma volta no quarteirão. Tente falar com a pessoa envolvida cara a cara ou por telefone para que seja mais fácil ser claro um com o outro.
O tempo é incrivelmente precioso. Você respeita a si mesmo e a todos os outros melhor quando reconhece esse valor e não desperdiça os minutos de que dispõe. Depois de eliminar esses erros, você poderá operar de maneira muito mais enxuta e atingir ainda mais seus objetivos.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Entrepreneur