7 maneiras de ajudar a eliminar contratempos de comunicação

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Emails, Slack, Zoom: Temos várias maneiras de nos conectar. No entanto, parecemos perder sinais o tempo todo, especialmente quando se trata de comunicação no local de trabalho.

Funcionários e gerentes regularmente citam a comunicação como um obstáculo constante. Pesquisas coletadas pela Queens University mostram que apenas cerca de um quarto dos trabalhadores se sentem confiantes em suas experiências de comunicação empresarial. E isso não é ótimo para o engajamento, que é crucial para a viabilidade corporativa.

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Embora o envolvimento dos funcionários esteja em ascensão, ainda está faltando. Mas nem tudo está perdido. Estreitar e intensificar as comunicações entre você e seus colegas e clientes pode acontecer mais cedo ou mais tarde. Comece implementando as estratégias a seguir para ajudar a preencher as lacunas de comunicação.

1. Coloque as informações necessárias em um só lugar.

É difícil manter as pessoas na mesma página se elas não têm acesso às informações pertinentes. Em vez de ter todos os seus documentos importantes, gravações legadas, pontos de dados, registros de atendimento ao cliente e outros itens em um milhão de lugares, coloque tudo em um repositório de gerenciamento de conhecimento. Dessa forma, todos poderão obter informações vitais a qualquer momento.

O software de gerenciamento de conhecimento baseado em nuvem de alta potência garante que seus registros permaneçam seguros em um local fácil de encontrar. Consequentemente, todos em sua equipe podem descobrir o que é necessário e nunca se sentir excluído.

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2. Torne-se um camaleão da comunicação.

Todos preferem canais de comunicação específicos. Seu gerente Millennial pode responder mais rápido a textos do que e-mails. Por outro lado, o seu mais novo cliente Baby Boomer prefere entrar nas sessões do FaceTime. Seu papel como líder é descobrir como cada pessoa que você atende gosta de receber mensagens – e então faça o mesmo.

A adaptação a diferentes veículos de comunicação produzirá feedback mais rapidamente, além de melhorar sua capacidade de alterar o modo de comunicação para se adequar à situação e ao indivíduo. Lembre-se: você pode aprender muito sobre as pessoas ao seu redor quando compreender seus motivadores de comunicação.

3. Compartilhe calendários e listas de tarefas.

As pessoas em seu escritório tendem a deixar a bola cair porque não sabiam quem deveria fazer o quê? Seu assistente agenda você constantemente para compromissos quando você pensou que tinha deixado claro que não estava disponível? A maneira de contornar esse obstáculo de comunicação é tornar visíveis as tarefas e calendários de trabalho de todos.

Compartilhar calendários tem dois propósitos: primeiro, ajuda a todos a manter o foco. Em segundo lugar, torna os funcionários responsáveis. Usar a desculpa “Eu não sabia que deveria fazer isso” não funciona mais quando a tarefa atribuída está na agenda compartilhada de todos há semanas.

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Foto: (Reprodução/Internet)

4. Pratique a arte de se comunicar demais.

A maioria das pessoas se comunica pouco porque tem medo de se repetir. No entanto, a ciência nos diz que a repetição é a chave para lembrar. Com este fato em mente, dobre seus esforços de conexão. Envie lembretes regularmente e acompanhe os membros da sua equipe. Se você acha que um cliente ou colega de trabalho deveria ouvir algo, envie um e-mail ou texto rápido. Se a situação for complexa, marque uma chamada.

5. Opte por discussões, não monólogos.

Organizar reuniões de rotina, como check-ins na segunda-feira de manhã ou retrospectivas quinzenais, torna a comunicação mais eficiente. Apenas certifique-se de não dizer a todos o que fazer e enviá-los embora sem coletar seus insights.

As equipes comunicativas se sentem capacitadas para acrescentar suas ideias à mesa e fazer perguntas durante as reuniões. Ao abrir a porta para discussões colaborativas, você fomentará a criatividade e a inovação, sem falar no envolvimento. Caso em questão: um relatório do Salesforce indicou que os trabalhadores que se sentem ouvidos por seus supervisores têm 4,6 vezes mais chances de apresentar desempenhos excelentes.

6. Pergunte a si mesmo: “Quem precisa saber disso?”

Muitas vezes, os tropeços na comunicação ocorrem porque alguém foi deixado de fora da cadeia de informações. Antes de presumir que você cobriu suas bases de comunicação, pergunte-se se alguém mais deveria ouvir sobre um determinado item de você.

Certifique-se de conectar os trabalhadores remotos também. Freqüentemente, profissionais de teletrabalho, empreiteiros e até pessoas que estão doentes ou em férias perdem informações importantes porque estão “longe da vista, longe do coração”.

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7. Pare de comunicações emocionais dispersas.

Você tem o hábito de comunicar tudo o que vem à mente sempre que lhe apetece? As chances são boas de que você esteja minando seu método de entrega e o sucesso de seus esforços de comunicação com esta abordagem dispersa.

Em vez de se arriscar a enviar um e-mail instantâneo com raiva ou postar conteúdo cheio de erros de digitação e contradições, sempre anote o que você quer dizer antes de dizê-lo. Certifique-se de editar antes de clicar no botão “Enviar” ou “Publicar”. No caso de você estar se sentindo particularmente irritado, espere pelo menos uma ou duas horas. Isso permite que você se concentre em ser conciso e sensato com sua mensagem.

Aprender como se comunicar de forma mais eficaz com seus colegas de equipe requer prática e paciência. Dê a si mesmo tempo, e você verá os benefícios que vêm dos membros da equipe de liderança que se sentem valorizados, ouvidos e de missão crítica.

Traduzido e adaptado de por equipe Autônomo Brasil

Fonte: Under30ceo

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