Trabalhar remotamente se tornou a nova norma e as empresas ainda estão tentando ajustar suas práticas de maneira adequada. Um dos processos mais afetados pela mudança para o trabalho remoto é a integração – os funcionários ainda estão sendo contratados, mas integrá-los às suas equipes tornou-se particularmente desafiador.
Embora o procedimento de integração padrão possa incluir orientações, reuniões e oportunidades de networking, fazer isso remotamente pode não ser viável para todos os negócios. Mesmo assim, alguns ajustes simples podem tornar a integração remota tão eficaz quanto sua experiência pessoal. Veja como:
1. Compartilhe o wiki de sua empresa.
Envie ao seu novo contratado um link para o wiki da empresa o mais rápido possível. Isso lhes dá a oportunidade de começar a ver sua empresa de dentro para fora, uma boa alternativa ao tradicional “tour de escritório” que você pode esperar em um processo normal de integração.
Compartilhar o wiki da empresa também pode economizar tempo durante a integração. Peça ao seu novo contratado para ler algumas seções do wiki da empresa que você destacou. Isso pode deixá-los atualizados sobre coisas que você teria que explicar de outra forma, permitindo que o processo de integração real seja dedicado a conceitos e introduções mais avançados.
2. Defina expectativas claras.
Você tem um código de vestimenta da Zoom para os funcionários? Prefere um fundo simples? Desejo que as pessoas desliguem seus microfones a menos que estejam falando? Se você fizer isso, um novo contratado não ficará sabendo, a menos que você diga a eles. Você precisa estabelecer uma política de diretrizes claras e firmes e comunicação desde o início.
Embora isso possa parecer uma comunicação excessiva de sua parte, lembre-se de que o novo funcionário ainda tem toda uma cultura da empresa à qual se acostumar. Você precisa atualizá-los e compartilhar suas expectativas é a melhor maneira de começar.
3. Envie toda a papelada com antecedência.
Se você tiver qualquer documentação que um funcionário não possa assinar digitalmente como parte do processo de integração, certifique-se de enviá-la com antecedência. Documentos não assinados podem causar obstáculos inesperados durante a integração, desperdiçando tempo melhor gasto em tarefas mais importantes.
Ter a papelada enviada com antecedência também permite que seu novo funcionário a analise minuciosamente, dando-lhes o espaço de que precisam para fazer perguntas ou expressar preocupações. Se você ainda não fez isso, mova o máximo possível do processo de assinatura para plataformas digitais – fazer com que funcionários remotos assinem cópias físicas já é uma dor de cabeça.
4. Atenha-se a uma agenda.
As reuniões remotas já são difíceis de acompanhar; a última coisa de que você precisa é um que avance de forma não planejada e aleatória. O número de distrações associadas ao trabalho remoto significa que criar e seguir uma agenda de reunião em todas as suas sessões de integração não é opcional.
Seu novo funcionário saberá exatamente o que será abordado em cada reunião, permitindo-lhe planejar o dia e solicitar alterações, se necessário. Ir sem agenda envia uma mensagem de descuido ao seu novo contratado, estabelecendo o tom errado para o novo cargo que virá.
5. Forneça intervalos.
Esperar que seu novo funcionário se sente na frente de um computador por um dia inteiro de integração simplesmente não é realista. Programe intervalos durante o processo de integração e incentive todos os participantes a se afastarem de suas telas regularmente para evitar a fadiga indesejada do Zoom.
Misture suas pausas ao longo do processo de integração. Ter um intervalo de 10 minutos a cada 45 minutos pode parecer muito controlado, transformando o dia em blocos individuais em vez de uma experiência coesa. Procure uma combinação de intervalos mais longos e mais curtos longe das telas, bem como algumas oportunidades para conversas casuais entre os momentos mais sérios.
6. Espalhe.
As pausas não devem ser apenas pausas momentâneas na ação – elas devem lhe dar flexibilidade para espalhar o processo de integração tanto quanto você precisar. Não tente encaixar 16 horas de reuniões em dois dias inteiros em um bate-papo por vídeo. Considere espalhar o processo de integração ao longo de uma semana de reuniões mais curtas para que o engajamento permaneça alto.
Distribuir essas reuniões garante que você não sobrecarregue seu novo funcionário com horas e horas de reuniões ao mesmo tempo. Os funcionários que ajudam na integração também terão tempo adicional para realizar outros trabalhos, reduzindo sua carga no processo.
7. Defina o tom certo.
As coisas que você diz e faz durante o processo de integração terão um impacto duradouro sobre como o novo contratado entende o seu negócio. Reserve um tempo para fazer apresentações e criar um ambiente acolhedor, como faria pessoalmente.
Isso é particularmente importante quando todas as suas reuniões são digitais – Zoom, e-mails e Slack dificilmente são feitos para comunicar com eficácia a cultura da empresa. Descubra exatamente o tom que você deseja transmitir ao seu novo contratado e trabalhe duro para implementá-lo de forma consistente.
8. Seja envolvente.
Só porque você tem uma agenda de coisas que deseja realizar durante a integração, não significa que você precisa sacrificar a conexão humana no processo. Ajude seus novos funcionários a se sentirem conectados desde o início, reservando um tempo para momentos amigáveis e casuais.
Pergunte a eles sobre seus objetivos em sua nova função, como eles se sentem em trabalhar para você remotamente e se eles têm alguma preocupação que você pode ajudar a dissipar – perguntas como essas são a base de um relacionamento positivo. Engajamento não é apenas fazer perguntas – é também como você as faz. Seja direto e amigável e certifique-se de manter um bom contato visual.
9. Seja claro e conciso.
A integração remota traz consigo o desafio exclusivo da comunicação digital. As chamadas de zoom podem ser notoriamente lentas e instáveis, portanto, fale devagar e com clareza sempre que estiver cobrindo informações importantes. Falar muito rápido em uma videoconferência pode causar cortes no áudio, permitindo que ideias importantes escapem pelas rachaduras.
Se possível, invista em webcams e microfones caros para todos os envolvidos no processo de integração. Pode parecer um desperdício, mas é difícil exagerar o valor de integrar sem problemas as novas contratações ao seu negócio. Os primeiros dias em que um novo funcionário está na empresa são essenciais para o sucesso futuro. A integração remota pode ser um desafio, mas os benefícios de um processo tranquilo compensam o esforço.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Under30ceo