Quase 250 bilhões de emails são enviados todos os dias, de acordo com o 2012 Email Marketing Benchmark Report. Isso é um e-mail a cada 0,00000035 segundos. Claro, você não precisa ler estatísticas para entender a importância do e-mail – você o usa constantemente para lançar repórteres, se candidatar a empregos, procurar novos negócios e enviar à mãe um link para uma nova receita.
Se você não consegue fazer as pessoas responderem às suas mensagens, provavelmente está fazendo algo errado – especialmente se sua mãe não lê seus e-mails.
Aqui estão algumas dicas sobre como escrever o e-mail perfeito que obtenha os resultados desejados.
A linha de assunto
Provavelmente o componente mais importante do e-mail, a linha de assunto é o fator decisivo para que sua mensagem seja lida ou excluída. Além disso, usar um slogan de spam ou vários caracteres como $$$ (ou no Reino Unido, £ £ £) pode enviá-lo direto para a caixa de lixo eletrônico.
A linha de assunto precisa ser verdadeira e informativa e levar o leitor a querer saber mais sobre o conteúdo. Nesse caso, tente manter um ar de mistério, mas permaneça verdadeiro. Se o seu e-mail não tem nada a ver com a linha de assunto, o recibo terá uma impressão ruim de você.
A saudação
O início do e-mail dá o tom para o corpo principal. Nas palavras iniciais, o leitor está fazendo um julgamento sobre você e o que deseja, e se continuará a ler. Parecer muito formal ou impessoal ou, pelo contrário, pouco profissional, pode causar uma impressão negativa.
Se você souber o nome da pessoa, dirija-se a ela pessoalmente; caso contrário, use “Olá” em vez de “A quem possa interessar”. O último é abafado e formal. Nos negócios – e especialmente em RP – você precisa construir relacionamentos, então parecer amigável, mas profissional, é sempre uma boa abordagem.
A parte do meio
E-mails longos e instáveis são um grande afastamento para qualquer pessoa – especialmente para jornalistas que recebem dezenas ou até centenas de e-mails não solicitados por dia. Mesmo se o destinatário abrir seu e-mail, um ensaio de uma página provavelmente irá inspirá-lo a encerrá-lo.
Ninguém tem tempo ou interesse para ler a história de sua vida. Mantenha suas mensagens o mais curtas e concisas possível e transmita as informações de forma digerível. Seu propósito ao escrever precisa ser claro e apresentado de uma forma que atraia e se relacione com o destinatário.
O fim
Supondo que o destinatário siga seu e-mail até o fim, a forma como você assina é tão importante quanto a forma como você começou. Encerre seu e-mail deixando claro o que você gostaria que o leitor fizesse, mas não o faça de maneira autoritária. Frases como “Estou ansioso por ouvir de você” ou “Por favor, deixe-me saber sua opinião” convidam a uma resposta e deixam claro que você gostaria de ouvi-los.
Mas também são casuais o suficiente para não parecerem ameaçadores. Assine com “muito obrigado” ou “cumprimentos” ou algo semelhante e seu nome, incluindo seu primeiro nome. A construção de rapport não é alcançada com o Sr. e a Sra.
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Além disso, quando relevante, inclua suas contas profissionais do Twitter, Facebook, LinkedIn e / ou Google+ com sua assinatura, especialmente ao abordar alguém que não o conhece. Dessa forma, a pessoa poderá ver melhor o que você faz, reforçando seu profissionalismo aos olhos dela.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Entrepreneur