Combine o tipo de comunicação certa para a ocasião

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“Há uma ferramenta para cada tarefa e uma tarefa para cada ferramenta”, declara o personagem Tywin Lannister na série Game of Thrones da HBO. Enquanto Tywin se refere a espadas, o mesmo pode ser dito das ferramentas de comunicação.

Escolher a ferramenta de comunicação certa requer considerar a tarefa em mãos, o destinatário, a urgência de uma mensagem e a importância de eliminar um possível mal-entendido. Os comediantes Key & Peele ilustraram perfeitamente o potencial de falha de comunicação em um vídeo sobre mensagens de texto.

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Uma troca pode começar como uma conversa por e-mail, fazer a transição para um aplicativo de mensagens e terminar como uma chamada telefônica. Isso é uma coisa ruim? Não necessariamente. Considere as seguintes opções de comunicação e os benefícios e armadilhas de cada uma:

Telefonemas

Um telefonema é ótimo quando um empresário precisa entrar em contato com alguém imediatamente. Mas é uma interrupção que geralmente ocorre sem o conhecimento do que o destinatário está fazendo. Essa pessoa está jantando, assistindo a um filme ou lendo uma história de ninar para uma criança?

Considere onde alguém está antes de discar e se a mensagem é urgente ou se a conversa pode ser agendada para que a outra parte esteja preparada para atender a chamada. Uma vez que existem outras opções menos intrusivas disponíveis, as chamadas telefônicas devem ser usadas com moderação.

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Uma exceção é ligar para uma empresa para obter informações.

Emails

As caixas de entrada das pessoas estão transbordando de e-mails profissionais e pessoais, bem como mensagens promocionais de empresas, embora uma caixa de entrada possa ser gerenciada para que informações importantes sejam facilmente recuperadas. E-mail parece ser a maneira mais fácil de se comunicar para as empresas: quase todo mundo o usa e é muito confiável.

Mas as pessoas gerenciam suas caixas de entrada de maneiras diferentes, com algumas pessoas verificando as suas apenas algumas vezes por dia. Portanto, se uma mensagem precisar de uma resposta mais imediata, considere o uso de mensagens instantâneas.

Mensagens instantâneas

Mensagens instantâneas e suas primas, mensagens de texto, prestam-se a comunicados quando um remetente está buscando uma resposta mais imediata do que por e-mail. Essas mensagens curtas, freqüentemente abreviadas, não requerem uma resposta longa. As mensagens instantâneas enviadas para um telefone exigem que o remetente saiba o número do celular da pessoa que está sendo contatada.

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Foto: (Reprodução/Internet)

Mensagens instantâneas e textos tendem a ser compartilhados entre pessoas que se conhecem e que se sentem confortáveis ​​usando esse método para se comunicar. Mas, como o vídeo da Key & Peele demonstra, mensagens curtas sem o contexto de um tom de voz podem ser mal interpretadas.

Considere a urgência de uma comunicação e o nível de familiaridade com a outra pessoa. Existe um alto risco de uma mensagem ser mal compreendida ou mal interpretada? Poderia um inocente “Onde você está?” mensagem ser mal interpretada como “Por que você não está aqui?” quando a intenção era “Vamos comer o bolo agora, mas vamos esperar até você chegar, se estiver perto”.

Muitas opções evoluíram para mensagens instantâneas, além do AIM da AOL e do Google Hangouts, o que significa que uma pessoa pode baixar vários aplicativos para acomodar amigos e contatos de negócios em todo o mundo. Para dispositivos móveis e uso pessoal, os aplicativos incluem myChat, WhatsApp, Line e ICQ, enquanto aplicativos como Kik, WeChat e KakaoTalk têm grandes comunidades em países específicos.

Em última análise, mensagens instantâneas e textos devem ser usados ​​quando você pode se envolver em conversas rápidas, mas curtas, com alguém que você conhece.

Correio postal

Muitas vezes referido como correio tradicional devido ao tempo que leva para ser transmitido em comparação com suas contrapartes digitais, as cartas enviadas por um serviço postal ainda podem ser uma forma válida de se comunicar quando um toque mais pessoal é desejado.

Em um momento em que as pessoas costumam encontrar suas caixas de correio físicas transbordando de contas, catálogos e outros anúncios, um envelope escrito à mão ainda chama a atenção.

Quer seja um cartão de Natal de amigos de todo o país ou uma nota pessoal de agradecimento a um parceiro de negócios, uma mensagem enviada pelo correio ainda é uma forma bastante confiável e barata de comunicar o desejo de manter contato à distância.

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Conversas cara a cara

Em contraste com as alternativas digitais descritas acima, as conversas cara a cara podem esclarecer mal-entendidos, permitir que as pessoas entendam a linguagem corporal e outras dicas visuais, se conheçam melhor e formem um vínculo mais forte. Mas quando colegas de trabalho, clientes ou fornecedores estão espalhados geograficamente, o ritmo dos negócios dita um meio digital.

Trocas de vídeo

O uso de videoconferência pode eliminar longas conversas de e-mails e permitir que grupos de pessoas trabalhem em projetos simultaneamente. Muitas ferramentas de colaboração incluem opções de chat e vídeo para que o compartilhamento de ideias em tempo real possa ocorrer.

Para discussões de trabalho com colegas de trabalho, parceiros e outros contatos comerciais, o serviço de vídeo Skype e Lync, usado em grandes ambientes corporativos do Microsoft Exchange, são ferramentas populares.

Esta categoria de ferramentas de comunicação está crescendo, mas seu uso é afetado pelo acesso dos destinatários à largura de banda confiável da Internet e pelos custos. Os velhos hábitos são difíceis de morrer e muitas pessoas começam a tentar se comunicar por e-mail, pois agendar uma reunião de um grande grupo pode ser uma tarefa horrível.

Em última análise, a ferramenta selecionada para uma tarefa de comunicação deve levar em consideração o destinatário e a frequência com que ele usa esse dispositivo. Lembre-se de que o e-mail e as mensagens instantâneas não têm contexto. Certos tipos de notícias podem ser melhor recebidos pessoalmente, por telefone ou vídeo. E um convite por e-mail para o almoço hoje só pode ser visto bem depois do jantar.

Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil

Fonte: Entrepreneur 

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