O rápido desenvolvimento da tecnologia gerou muitas oportunidades para empreendedores, incluindo a capacidade de colaborar remotamente ou se envolver com colegas de trabalho em escritórios satélite de forma integrada. Embora essa nova forma de trabalhar traga muitos benefícios, a falta de interação direta pode, às vezes, levar a problemas de comunicação – um catalisador potencial para problemas maiores no futuro.
Uma pesquisa recente com 400 empresas (compostas por 100 funcionários) citou uma perda média por empresa de $ 420.000 por ano devido à comunicação inadequada para e entre funcionários. Então, como ficamos conectados enquanto trabalhamos em lugares diferentes e fusos horários diferentes?
Embora cada negócio seja diferente, eu vi como minimizar tendências isolacionistas, reservando mais tempo para conectar e alinhar as práticas de comunicação pode manter a produtividade ininterrupta entre os membros da equipe, estejam eles a cinco metros de distância ou a cinco estados de distância.
Desenvolva uma cultura que combata tendências isolacionistas
Quando você está ocupado trabalhando em um projeto de forma independente e não tem sua equipe imediatamente acessível, é fácil isolar suas ideias e processos de pensamento. Embora você possa pensar que está sendo produtivo, muitas coisas podem ser perdidas em um ambiente que carece de sinergia.
Aqui estão algumas maneiras de criar uma cultura colaborativa e camaradagem quando sua equipe está espalhada.
Incentive o uso do Slack ou outras ferramentas de comunicação
Quando você não pode simplesmente passar pela mesa de alguém, um bate-papo rápido é a segunda melhor opção. O bate-papo obtém respostas mais rápidas e mantém os colegas mais envolvidos do que enviar e-mails.
Diga “olá” logo de manhã
Depois de se acomodar com uma xícara de café e estiver pronto para começar o dia, pule para a plataforma de bate-papo para um rápido “bom dia” antes de pular para os e-mails. Isso mostra educadamente que você está online e pronto para enfrentar o dia.
Evite definir seu status como “ausente”
Quando você já está isolado, uma das piores coisas que você pode fazer é colocar uma parede entre você e os colaboradores. Escolha “ativo” ou “em reunião” para definir as expectativas de tempo de resposta.
FaceTime para mais tempo face
Use Skype, Google Hangouts ou outras plataformas de vídeo para reuniões sempre que possível. Pode parecer desnecessário, mas a capacidade de ver a expressão de alguém enquanto fala pode agregar muito valor à conversa. Algumas pessoas parecem frias, distantes ou mesmo maldosas por e-mail ou chat. Falar “pessoalmente” por meio do chat de vídeo ajuda a minimizar possíveis falhas de comunicação.
Na dúvida, comunique mais
A maneira mais rápida de falha na comunicação é por meio de suposições. Nunca deixe nada ao acaso e aumente a clareza com estas dicas de comunicação:
Responder a todos os e-mails dentro de 30 minutos após recebê-los
A ineficiência de e-mails não respondidos não é apenas ruim para a comunicação – é irritante e, quando feita repetidamente, pode levar à frustração entre colegas de trabalho. Como cortesia, sempre responda aos e-mails com senso de urgência. Você pode estar em uma reunião ou sua resposta é um pouco mais complexa – tudo bem. Envie um e-mail reconhecendo que você está no radar, mesmo que não consiga responder de imediato.
Mantenha todos na mesma página
Configure um bot de “reunião” stand-up para que todos tenham uma ideia clara das três principais prioridades dos membros da equipe para o dia. Se você não usa uma ferramenta de bate-papo, pode realizar algo semelhante com o iDoneThis. As tarefas sincronizadas ajudam a manter todos no alvo e no circuito. Se for um projeto no qual você não está envolvido, ainda dá uma ideia da largura de banda dos colegas de trabalho naquele dia.
Mantenha sua programação transparente
Se você estiver viajando, bloqueie seu tempo de viagem para que sua equipe saiba quando você estará indisponível e dê a eles a oportunidade de planejar com antecedência quando você estiver.
Configure as melhores práticas de comunicação
Garanta que sua equipe esteja na mesma página desde o primeiro dia, estabelecendo essas práticas recomendadas de comunicação.
Esteja ciente das diferenças
É importante levar em consideração os fusos horários ao agendar reuniões com pessoas em diferentes estados ou países.
Esteja disponível para todos os escritórios
É crucial ampliar sua disponibilidade após o expediente para cobrir qualquer lacuna no horário comercial de outros escritórios. Desta forma, todos podem chegar até você. Envie uma mensagem de texto ou e-mail, mesmo que você não consiga falar depois do horário.
Mantenha a tomada de decisões inclusiva
Uma coisa é dar ordens de longe e outra é buscar informações sobre decisões importantes da empresa. Incluir funcionários-chave em decisões maiores é bom para o moral e encoraja a coesão à distância.
Use o Google Drive ou ferramentas semelhantes para dados não confidenciais
Mantenha seus arquivos em um local de fácil acesso, não importando sua localização. Além disso, documentos e planilhas online permitem comentários e / ou feedbacks imediatos e transparentes e colaboração em tempo real.Talvez você trabalhe remotamente por anos ou esteja apenas começando a tornar isso realidade. De qualquer forma, essas técnicas o ajudarão a permanecer conectado enquanto estiver fora do escritório.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Startupnation