Ter muito o que fazer pode ser uma bênção duvidosa. Por outro lado, pode ser revigorante rolar pela sua lista de tarefas e tirar as tarefas ameaçadoras do seu prato, criando uma poderosa sensação de realização. No lado negativo, tentar decidir o que abordar primeiro e quanto esforço dedicar a isso pode ser assustador. A tecnologia apenas adiciona lenha ao fogo.
Seu smartphone permite que você acompanhe os e-mails enquanto está na fila do supermercado, mas também permite que os e-mails cheguem até você enquanto está na festa de aniversário de sua sobrinha. O estresse disparou em grande parte porque os limites da vida profissional tornaram-se muito confusos.
A gestão do tempo é um dos maiores desafios para uma liderança eficaz no século 21. A menos que você seja cuidadoso, pode dedicar muita atenção a tarefas sem importância e muito pouco ao trabalho mais essencial. A capacidade de priorizar é tão importante para uma boa liderança quanto a capacidade de influenciar.
Minha filosofia de produtividade favorita vem de um ícone do século 20: Dwight D. Eisenhower, o general cinco estrelas que se tornou presidente dos EUA. Ao descrever sua abordagem para a tomada de decisão, ele disse a famosa frase: “Tenho dois tipos de problemas: o urgente e o importante. O que é urgente raramente é importante, e o que é importante raramente é urgente. ”
Tomar muitas decisões difíceis e bem-sucedidas ao longo de sua vida o inspirou a criar o mundialmente famoso Princípio de Eisenhower, ajudando líderes em todos os lugares a priorizar por urgência e importância. Eisenhower claramente sabia o valor de priorizar, assim como o autor Steven Covey, que popularizou a Matriz de Eisenhower.
Existem quatro setores nesta matriz, e cada atividade que você realiza pode ser classificada de acordo com sua urgência e importância. Se você adquirir o hábito de usá-lo, sua produtividade aumentará e seu estresse cairá. Aqui estão as categorias cruciais.
Faça agora
As tarefas neste setor são importantes e urgentes, e uma boa parte do seu dia deve ser dedicado a elas. Essas tarefas de alta prioridade precisam ser concluídas hoje ou amanhã e quase sempre exigem que você “coma o sapo primeiro”. Responder a um e-mail que precisa de uma resposta imediata se enquadra nesta categoria, assim como terminar o relatório que será entregue pela manhã.
Além disso, considere as tarefas que podem ter surpreendido você com prazos não negociáveis e penalidades associadas à falha no envio dentro do prazo. Se você não resolver essas tarefas agora, pode haver consequências indesejáveis.
Cronograma
Essas tarefas são importantes, mas não urgentes, mas ainda exigem que você reserve um tempo para organizá-las e agendá-las. Geralmente são metas de longo prazo, como concluir um livro, obter certificações profissionais ou organizar sessões de brainstorming para projetos futuros.
Eles também podem incluir a marcação de consultas médicas, avaliações trimestrais de desempenho ou apresentação de declarações fiscais. O bom dessas tarefas é que geralmente você pode trabalhar nelas no momento de sua escolha. Só não se esqueça de realmente programar o tempo para fazer o trabalho, incluindo a criação de reviravoltas como lembretes apropriados.
Delegar
Este setor é reservado para tarefas urgentes, mas não importantes, e devem ser delegadas a outro profissional adequado. Se design gráfico não é realmente a sua praia, por que perder tempo e energia preciosos lutando com aquele panfleto de conferência tão urgente? Melhor mandar para o departamento de arte.
Da mesma forma, muitas informações boas podem vir de reuniões de negócios, mas muitas vezes você não precisa estar presente para se beneficiar. Se você puder enviar um bom anotador para a reunião de amanhã, poderá pulá-lo e usar o tempo para trabalhar em outras prioridades. No entanto, se tudo mais falhar, você mesmo pode trabalhar nessas tarefas, mas apenas como uma terceira prioridade, depois de trabalhar nos quadrantes um e dois.
Eliminar
Aquelas atividades sem importância e não urgentes que parecem consumir seu dia se enquadram nesta categoria. Eles incluem as distrações mais comuns: jogar ou enviar mensagens de texto em seu telefone, cair na toca do coelho da mídia social ou limpar sua caixa de entrada de e-mails intermináveis - tudo enquanto as prioridades estão em jogo.
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Tente eliminar esses maus hábitos tanto quanto possível; eles são uma perda de tempo que o impede de concluir suas tarefas mais importantes. Isso não quer dizer que você não possa ocasionalmente se envolver em atividades estúpidas. Afinal, todo mundo precisa de algum tempo de inatividade. Apenas certifique-se de levá-lo quando o tempo não for essencial.
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta eficaz que você pode aproveitar tanto pessoal quanto profissionalmente. Use-o para reduzir o tempo perdido e aumentar a produtividade, o que significa que haverá menos estresse e mais do melhor de você para distribuir no final do dia. Isso é uma vitória para você e para todos em sua vida. Felicidades para priorizar!
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Entrepreneur