O único relatório de que você precisa para administrar um negócio de sucesso

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Trabalho com clientes há mais de 20 anos e, sem dúvida, os mais bem-sucedidos contam com dados para ajudá-los a administrar seus negócios. Mas você pode se surpreender com a origem dos dados.

Não é de uma demonstração financeira. Para o proprietário de uma pequena empresa, as demonstrações financeiras geralmente são inúteis. Eles estão preparados meses após o fato. Eles mostram um instantâneo de um período histórico que geralmente já passou. E eles foram modificados e reconfigurados por contadores para refletir os padrões contábeis que geralmente não têm muita conexão com o mundo real para a maioria de nós.

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Os bancos e investidores podem consultar as demonstrações financeiras como parte de sua documentação para aprovar o financiamento. Mas os proprietários de negócios inteligentes não. Em vez disso, eles contam com outro relatório. Um relatório diário chamado The Flash.

O Relatório Flash também é um instantâneo. Exceto que é um instantâneo diário. Sua única página contém as informações mais críticas de que um empresário precisa para administrar sua empresa. Que tipo de informação? Isso depende do seu negócio. Mas os números principais estão sempre lá: dinheiro no banco, contas a receber e contas a pagar em aberto, receitas acumuladas no ano.

Depois, há outros números que são específicos do proprietário da empresa: compras acumuladas no ano, horas extras naquela semana, pedidos em aberto prontos para serem enviados, pedidos em carteira, vendas previstas, horas de máquina naquela semana, horas faturáveis ​​naquele mês, curtidas do Facebook, devoluções ou reclamações ou leads gerados naquela semana.

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Você deve saber os números. Estes são os números de que você precisa todas as manhãs para ter uma noção do que é seu negócio. Se você não pode me dizer o que são agora, considere isso como um alerta.

Isso não é algo que um contador precisa preparar. A maioria dos meus clientes tem um administrador responsável pelo relatório diário em Flash. Eles aprendem onde coletar as informações. Alguns virão de seu sistema de contabilidade.

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Foto: (Reprodução/Internet)

Outros dados virão de seus bancos de dados de gerenciamento de relacionamento com o cliente ou serviço. Seu gerente de warehouse pode precisar enviar alguns números de sua planilha por e-mail. Talvez esteja vindo de um de seus sites de mídia social ou de outro sistema baseado em nuvem que você esteja usando.

Este não é um exercício de contabilidade. É um exercício de reunir dados em uma única página de informações. Depois de feito algumas vezes, geralmente leva apenas alguns minutos por dia para ser concluído.

O relatório deve ser simples. Sem gráficos ou tabelas. Sem sistemas complexos. A maioria dos meus clientes recebe um pedaço de papel (lembra deles?) Em sua mesa todas as manhãs com os números escritos ou digitados manualmente, ou eles recebem uma planilha muito simples de uma coluna por e-mail que pode ser percorrida rapidamente.

Não há necessidade de comprar software caro de “inteligência de negócios” ou outras bobagens. Não que esses aplicativos não sejam valiosos e possam fornecer informações mais detalhadas para o gerente que precisa delas. Mas você? Você é proprietário de uma empresa. Você precisa do resumo executivo em um formato de fácil digestão. Isso é o que um bom relatório diário em Flash faz.

Benchmarks são sempre necessários. Como saber se o seu saldo de caixa é bom, a menos que compare com o que tinha no início do ano? Como saber se suas vendas acumuladas no ano estão acima das do ano passado, a menos que você tenha mostrado quais foram as vendas acumuladas do ano passado? Como você se sentiria se sua carteira de pedidos agora fosse tão forte quanto era há um ano?

Um relatório Flash diário é inútil, a menos que você tenha algo para comparar. Portanto, quem está preparando este relatório precisa desenterrar os dados do período anterior para mostrar junto com as informações mais recentes. A cada ano, contanto que você mantenha o relatório de cada dia em arquivo, isso fica cada vez mais fácil.

Ver também: A ajuda de que você precisa está à disposição

Você sabe que seus sistemas não são como os grandes. Você não pode simplesmente gerar uma demonstração de resultados confiável com um estalar de dedos. Você não tem uma equipe de contadores internos que está de olho em suas finanças.

Mas a boa notícia é que, como você administra uma empresa menor, suas necessidades não são tão complicadas. No final das contas, não importa qual negócio você está administrando, um negócio é um negócio, então um simples relatório diário de uma página em Flash geralmente é suficiente para qualquer um ficar de olho na bola.

Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil

Fonte: Entrepreneur

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