Obrigações e distrações desnecessárias têm custos enormes e ter uma semana “ocupada” costuma ser uma falsa economia. Você já sentiu que tem tantas reuniões que não sabe quando realmente fará seu trabalho?
Falei recentemente com alguém que trabalha para uma importante fabricante de automóveis. Ele me disse que tinha até seis reuniões virtuais por dia. Eu perguntei a ele como ele fazia qualquer trabalho e ele deu de ombros e riu. Ele não é o problema. Ele quer fazer seu trabalho. O problema são calendários compartilhados que qualquer pessoa pode acessar e reservar. O problema são os gerentes de nível médio, cuja única função é realizar reuniões. É uma loucura.
A comunicação é ineficiente?
O fundador da Amazon, Jeff Bezos, odeia comunicação. Não é que ele odeie as pessoas, é que ele vê a comunicação como uma forma de ineficiência. Se tudo estiver funcionando perfeitamente, ninguém precisará se comunicar. O sistema deve ser construído tendo em mente a sinergia.
Deve funcionar por padrão, não apenas após várias discussões prolongadas durante o café. Para a Amazon, isso se estende ao atendimento ao cliente. O objetivo é ter o menor número possível de tickets de suporte, porque é um sinal de que o site está fazendo seu trabalho.
No esporte de levantamento de peso, os atletas seguem programas de treinamento. Os programas podem ser blocos de quatro a seis semanas, onde a intensidade e o volume das repetições de levantamento são aumentados ao longo do bloco. No final do bloco, os atletas podem levar uma semana de “descarregamento”. É um momento em que seus corpos têm a chance de se recuperar do bloqueio e recarregar, prontos para o início do próximo.
Tire uma semana de descanso das reuniões para acessar os mesmos benefícios em seu trabalho.
O poder do espaço em branco
Ter um espaço em branco em sua agenda por uma semana inteira significa que você pode continuar com um trabalho profundo e grandes projetos. Você não terá que planejar cada dia em torno de reuniões, você pode planejá-lo em torno da produção. Dá espaço para pensar e planejar e realmente fazer o que você está aqui para fazer. Não acredito que alguém tenha sido colocado neste planeta para realizar reunião após reunião até morrer.
Faça menos, mas faça melhor. Encontre o foco ininterrupto normalmente acessado apenas antes das 9 ou depois das 5. Desligue o telefone e fique em sintonia com sua arte. Prepare-se para um futuro melhor gastando bem o seu tempo.
Passe a semana criando novas ideias e implementando-as. Aprendendo. Analisando os números. Melhorar processos. Fazendo um plano e implementando-o. Sendo a versão mais produtiva de si mesmo, enquanto permite que os outros também façam o seu trabalho.
Diminua o zoom (trocadilho intencional) e tenha uma visão maior de onde você é melhor utilizado. Saia da sua semana sem reuniões com toneladas para mostrar e defenda menos no futuro. Pode ser algo para implementar a longo prazo.
Não faça uma lista de coisas a fazer, faça uma lista de “tarefas concluídas”. Escreva tudo o que você fez depois de fazê-lo e fique surpreso com o quanto você progrediu em sua função quando não tinha que operar de acordo com a agenda de outra pessoa.
Apenas diga não às reuniões
Manter uma semana sem reuniões oferece uma maneira fácil de dizer “não”. Você pode fazer uma assinatura de email. “Desculpas, não vou ter nenhuma reunião essa semana. Existe uma maneira de ajudar a levar isso adiante sem uma? ” Seja firme e mantenha sua posição.
Recuse todos os convites que aparecem descuidadamente em sua agenda. Tudo pode esperar. Capacite aqueles ao seu redor a progredir sem sua contribuição e observe-os pensar por si mesmos e agir de forma surpreendente. Você não precisa fazer parte de todas as decisões. Se o gargalo é você, o crescimento é reprimido antes de ser iniciado.
Se você está procurando uma desculpa para fazer isso, coloque-a no lugar e veja o que acontece. A ressalva é que você deve passar o tempo sendo excepcional. Treine as pessoas ao seu redor para associá-lo a não estar presente em uma reunião com um trabalho incrível. É a única maneira de configurá-lo para o longo prazo. Passe mal o tempo e você será chamado mais do que nunca.
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Convocar uma reunião é a opção fácil. Adia falar sobre algo até algum dia no futuro. É uma maneira fácil de parecer ocupado. Faz uma longa discussão sobre algo que poderia ser decidido por e-mail. Raramente há uma necessidade. Descubra quando uma reunião é inútil e microgerenciada e quando é garantido e evite a primeira.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Forbes