Você está cansado da reunião semanal da manhã de segunda-feira? É o mesmo de sempre, começando com reclamações e terminando com mais trabalho? Se isso soa como uma reunião de equipe, provavelmente é hora de agitar as coisas. As reuniões não serão chatas e improdutivas se você incorporar um pouco de imaginação e planejamento. Aqui estão oito dicas que podem aliviar essa tarefa.
1. Faça algo diferente no início de cada reunião
Comece com uma história ou citação inspiradora, ou uma passagem de um livro de negócios best-seller. Designe uma pessoa diferente a cada semana para iniciar a reunião com sua própria abordagem, ou estabeleça um tópico para discussão que irá direcionar suas mentes para outras direções além do trabalho.
2. Tenha uma agenda e cumpra-a
Frequentemente, as reuniões ficam presas em um item da agenda que desvia o grupo para a discussão de problemas. É aí que você começa a perder pessoas que não estão envolvidas nessa discussão. Atenha-se ao único item em questão e apresente quaisquer discussões paralelas ao final da reunião. Dessa forma, você terá a certeza de passar pelos itens da agenda rapidamente.
3. Seja breve
Ninguém gosta de reuniões longas, portanto, seja breve e agradável. Se você precisar discutir mais pontos, agende outra reunião. As pessoas não temerão reuniões curtas que atinjam os objetivos de todos.
4. Mantenha-o positivo
Não deixe a reunião se transformar em uma sessão de reclamação. Defina o padrão de positividade em sua primeira reunião e torne-o uma regra para todas as reuniões. Se houver um problema, procure resolvê-lo com uma abordagem de equipe, concentrando-se na próxima etapa da solução, em vez de reclamar do problema em si.
5. Faça com que cada pessoa seja responsável por suas contribuições
Faça com que cada pessoa seja responsável por alguma contribuição para a reunião, seja o relatório do departamento, uma anedota ou uma ideia única ou inovadora. Isso os fará se sentir mais integrados à equipe. Em vez de serem falados “em”, eles podem adicionar suas próprias informações importantes à discussão.
6. Mude o local
Lembra-se de como seus professores às vezes levavam a classe para o gramado em um bom dia? Não há razão para que você não possa mudar sua localização segurando na sala de conferências em uma semana, no refeitório na próxima ou em um café local na terceira semana.
Se você não pode mudar os locais, agite a ordem na sala atribuindo assentos. As pessoas tendem a se sentar nos mesmos lugares todas as semanas, ao lado das mesmas pessoas. Incentive todos a se misturar e sentar ao lado de alguém que eles normalmente não sentam ao lado.
7. Banir todas as distrações externas
Estabeleça uma regra de “proibido o telefone celular” e cumpra-a. As pessoas não conseguem se concentrar na tarefa em mãos quando estão enviando mensagens de texto para outras pessoas, e não conseguem se concentrar quando os outros estão enviando mensagens de texto. Quando você elimina distrações, elimina a necessidade de se repetir.
8. Compartilhe boas notícias
No final de cada reunião, peça voluntários para compartilharem algumas boas novas com o grupo. Em seguida, mande todos de volta ao trabalho. Eles partirão com um bom sentimento geral para começar o dia.
Ver também: Como inciar sua semana de trabalho
Mantenha essas etapas simples em mente e você pode se surpreender com o fato de que as pessoas anseiam pelas reuniões e realmente as perdem se elas não ocorrerem. Sua equipe se relacionará melhor e você terá um resultado mais positivo para a reunião e para o negócio.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Entrepreneur