Como gerenciar seus e-mails de maneira mais eficaz

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O email é uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas nas empresas. Ele nos permite conectar uns com os outros sempre que quisermos e nos dá a capacidade de trabalhar juntos compartilhando nossos arquivos ou anotações de onde quer que estejamos.

Além disso, é rápido e fácil de usar, o que o torna muito popular. Portanto, todos preferem enviar um e-mail enquanto fazem negócios. Como resultado, temos que lidar com muitos e-mails durante o dia.

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Se não gerenciarmos nossos e-mails adequadamente, podemos nos sentir sobrecarregados. Assim, nossa produtividade pode cair. Além disso, em uma caixa de entrada desordenada, podemos perder mensagens importantes. Portanto, precisamos ser mais organizados e reduzir ao mínimo as mensagens não lidas. Use as dicas abaixo para gerenciar seus e-mails com mais eficiência e aumentar sua produtividade.

Defina um horário específico para responder seus e-mails

Reservar um tempo específico para responder aos seus e-mails torna você mais produtivo durante o dia. Por exemplo; todas as manhãs, ao chegar ao trabalho, você pode reservar meia hora para ler e responder seus e-mails. Você pode repetir essa rotina após o almoço ou à tarde para responder aos e-mails que recebeu durante o dia.

Excluir e-mails desnecessários

Ao abrir sua caixa de entrada, examine rapidamente as mensagens não lidas e exclua spam ou e-mails promocionais. Você nem precisa abri-los. Você deve ser capaz de identificar na linha de assunto se o e-mail requer uma ação ou não.

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Outra opção é cancelar a assinatura de e-mails promocionais para nunca mais recebê-los. Você pode trabalhar com essa opção em seu tempo livre porque às vezes pode ser complicado encontrar o botão de cancelamento de inscrição em e-mails promocionais.

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Foto: (Reprodução/Internet)

Organize sua caixa de entrada com pastas

Criar uma pasta para cada projeto em que você trabalha ou rotular seus emails de acordo com tarefas ou prazos específicos ajudará você a rastrear seus emails mais rapidamente. Você pode então priorizar e classificar esses e-mails que estão em pastas diferentes. Você também pode definir filtros específicos para enviar seus e-mails diretamente para a pasta certa assim que chegarem.

Ver também: 5 dicas para tornar as reuniões menos improdutivas 

Tente enviar menos e-mail

Se você quiser receber menos e-mails, envie menos e-mails! É uma regra muito simples, mas funciona. Você não precisa enviar o e-mail para todos que trabalham com você, se quiser apenas uma resposta de uma pessoa específica.

Se for necessário, envie uma cópia para os outros e não coloque seus endereços de e-mail na seção “Para”. Tente colocar apenas um endereço de e-mail na seção “Para” ou comece seu e-mail com o nome da pessoa para a qual deseja obter uma resposta.

Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil

Fonte: Entrepreneur 

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