O email é uma das ferramentas de comunicação mais utilizadas nas empresas. Ele nos permite conectar uns com os outros sempre que quisermos e nos dá a capacidade de trabalhar juntos compartilhando nossos arquivos ou anotações de onde quer que estejamos.
Além disso, é rápido e fácil de usar, o que o torna muito popular. Portanto, todos preferem enviar um e-mail enquanto fazem negócios. Como resultado, temos que lidar com muitos e-mails durante o dia.
Se não gerenciarmos nossos e-mails adequadamente, podemos nos sentir sobrecarregados. Assim, nossa produtividade pode cair. Além disso, em uma caixa de entrada desordenada, podemos perder mensagens importantes. Portanto, precisamos ser mais organizados e reduzir ao mínimo as mensagens não lidas. Use as dicas abaixo para gerenciar seus e-mails com mais eficiência e aumentar sua produtividade.
Defina um horário específico para responder seus e-mails
Reservar um tempo específico para responder aos seus e-mails torna você mais produtivo durante o dia. Por exemplo; todas as manhãs, ao chegar ao trabalho, você pode reservar meia hora para ler e responder seus e-mails. Você pode repetir essa rotina após o almoço ou à tarde para responder aos e-mails que recebeu durante o dia.
Excluir e-mails desnecessários
Ao abrir sua caixa de entrada, examine rapidamente as mensagens não lidas e exclua spam ou e-mails promocionais. Você nem precisa abri-los. Você deve ser capaz de identificar na linha de assunto se o e-mail requer uma ação ou não.
Outra opção é cancelar a assinatura de e-mails promocionais para nunca mais recebê-los. Você pode trabalhar com essa opção em seu tempo livre porque às vezes pode ser complicado encontrar o botão de cancelamento de inscrição em e-mails promocionais.
Organize sua caixa de entrada com pastas
Criar uma pasta para cada projeto em que você trabalha ou rotular seus emails de acordo com tarefas ou prazos específicos ajudará você a rastrear seus emails mais rapidamente. Você pode então priorizar e classificar esses e-mails que estão em pastas diferentes. Você também pode definir filtros específicos para enviar seus e-mails diretamente para a pasta certa assim que chegarem.
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Tente enviar menos e-mail
Se você quiser receber menos e-mails, envie menos e-mails! É uma regra muito simples, mas funciona. Você não precisa enviar o e-mail para todos que trabalham com você, se quiser apenas uma resposta de uma pessoa específica.
Se for necessário, envie uma cópia para os outros e não coloque seus endereços de e-mail na seção “Para”. Tente colocar apenas um endereço de e-mail na seção “Para” ou comece seu e-mail com o nome da pessoa para a qual deseja obter uma resposta.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Entrepreneur