Quem decidiu que só poderíamos agendar reuniões de trinta minutos ou uma hora? Imagine se sua reunião de meia hora durasse apenas vinte minutos. Ou se sua reunião de 60 minutos durasse apenas quarenta? Uma meta pode ser tão simples quanto terminar cinco minutos mais cedo, delegar uma tarefa de alta prioridade ou tomar uma decisão final que está demorando meses. Assim que a decisão for tomada e os objetivos alcançados, a reunião termina.
Falei com Terra Bohlmann, uma estrategista de negócios e criadora do Método do Mapa de Negócios, que ajuda mulheres empresárias a transformar seus planos de cinco anos em planos de um ano, para descobrir como podemos liberar mais tempo durante o dia. Aqui está seu sistema de 3 etapas para utilizar apenas cinco minutos para ajudar sua empresa a funcionar com mais tranquilidade.
Etapa 1: reflita e feche seu ciclo mental (2 minutos)
Escreva notas de reuniões, decisões tomadas e as próximas etapas que precisam acontecer. Então, você pode consultar suas notas antes de sua discussão futura sobre este tópico. “Pense nisso como a criação de um arquivo de anotações de alto nível que você pode acessar a qualquer momento”, diz Bohlmann.
“Evite o impulso de fazer uma ligação rápida, verificar e-mail ou solicitar informações de outra pessoa. Não caia nessas armadilhas, porque não há nada pior do que chegar atrasado na próxima reunião. ”É importante fechar o ciclo mental sobre o tema da reunião para que você possa estar preparado para sua próxima reunião ou tarefa.
Etapa 2: Prepare-se para sua próxima reunião, definindo sua meta (2 minutos)
“Agora que você fechou o ciclo de sua reunião de negócios anterior, é hora de fazer a transição para o próximo tópico”, aconselha Bohlmann. “Reveja todas as notas anteriores e decida sobre o objetivo principal que deseja alcançar durante a sua próxima reunião. Se você estiver liderando a reunião, anote uma agenda simples que você compartilhará com outras pessoas quando iniciar a reunião e seu objetivo principal. ”
Simplesmente verbalizar sua intenção para o que você deseja que saia da reunião pode fazer maravilhas para o foco e a produtividade de todos. Tente ser específico e verbalize – isso geralmente pode levar a reuniões mais curtas, recuperando o tempo de todos.
Etapa 3: dê ao seu cérebro uma pausa merecida (1 minuto)
“Agora que você se sente mentalmente preparado, reserve um minuto para ficar quieto e relaxar. Levante-se, alongue-se e respire fundo algumas vezes. Este minuto é para você e somente você. Ele permite que seu cérebro descanse para que você vá para sua próxima reunião ou tarefa com a cabeça limpa ”, observa Bohlmann.
“Não se sinta pressionado a chegar cedo à reunião para conversar sobre amenidades. Chegue na hora certa, esteja totalmente presente para o grupo e termine a reunião mais cedo. ”Seguindo este sistema de cinco minutos, suas reuniões serão mais fáceis e suas decisões serão melhores. Você pode cuidar melhor do seu tempo e do tempo dos outros. Não são apenas banalidades, mas uma forma de reduzir o esgotamento e as frustrações diárias.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Forbes