Estudos têm mostrado que, na verdade, estamos trabalhando mais horas agora que trabalhamos em casa do que em um escritório. Além disso, nossas casas agora funcionam em dobro como escritórios, escolas, playgrounds e cafés. É fácil ver como o tempo pode passar quando você está lidando com várias responsabilidades ao longo do dia.
Como você pode encontrar equilíbrio e recuperar parte do tempo perdido? Ao criar um horário de trabalho, o que ajuda a estruturar o seu dia.
Primeiro você precisa controlar seu tempo.
Ao controlar seu tempo, você quer ser o mais preciso possível. Rastreie as coisas até o minuto para descobrir quanto tempo realmente leva para realizar tarefas específicas.
Além das tarefas de trabalho, você deve rastrear qualquer coisa que ocupe seu tempo durante o horário de trabalho, como cuidar de crianças ou ajudar as crianças com os trabalhos escolares. Você pode usar um aplicativo para controlar seu tempo ou simplesmente usar a função de cronômetro do seu telefone e criar uma planilha.
Faça isso por uma semana inteira para obter uma imagem precisa de quanto tempo é gasto em tarefas de rotina, como e-mails e reuniões, requisitos diários de trabalho e também para avaliar quais são seus principais tomadores de tempo. Sua programação provavelmente irá variar de um dia para o outro, portanto, anote não apenas quanto tempo as tarefas demoram, mas também quando precisam ser realizadas.
Crie uma estrutura básica para sua programação.
Depois de saber quanto tempo gasta em tarefas diferentes, você pode usar isso para criar o esboço de sua programação. Comece adicionando as tarefas que precisam ser feitas em horários ou dias específicos. Essa se torna a base a partir da qual você pode trabalhar o resto do dia.
Não se esqueça de agendar uma pausa para o almoço. Tirar um tempo do trabalho é importante para sua saúde mental, mas é tão fácil simplesmente pular e trabalhar durante o almoço. Definir uma pausa para o almoço em sua programação é um lembrete de sua importância e, com sorte, o impedirá de comer e trabalhar ao mesmo tempo.
Agende horários para pausas.
É tão importante agendar alguns intervalos curtos durante o dia quanto agendar um horário de folga para o almoço. Fazer pausas periódicas ajuda a manter a energia ao longo do dia, dando-lhe tempo para recarregar as baterias.
Afaste-se da tarefa em que está trabalhando e dê uma caminhada rápida, brinque com seus filhos, assista TV, leia um livro, faça um lanche ou qualquer outra coisa que não esteja relacionada ao trabalho. Você poderá voltar ao trabalho com mais clareza e foco após uma pausa, em vez de tentar trabalhar o dia todo sem parar.
Otimize sua programação para você.
Embora sempre haja certas restrições de programação e coisas sobre as quais você não tem controle relacionadas aos horários de trabalho, você tem alguma liberdade na qual pode programar a maior parte do seu dia de trabalho para melhor otimizá-lo. A energia diminui e flui naturalmente ao longo do dia, então descubra quando você tem mais energia e capacidade para se concentrar e agendar tarefas mais desafiadoras durante esses momentos.
Bloqueie seu tempo.
O bloqueio de tempo pode ajudá-lo a minimizar o tempo perdido quando usado de forma eficaz. Em vez de trabalhar na mesma tarefa algumas vezes ao longo do dia, agende um bloco de tempo maior no qual você possa se concentrar apenas em uma tarefa. Isso é particularmente útil para coisas que exigem mais foco, como escrever, pesquisar ou criar conteúdo.
Certos bloqueios podem ser agendados para várias vezes ao dia, como e-mail e reuniões, mas outros serão mais eficazes quando mantidos inteiros, como trabalhar em projetos ou qualquer outra coisa que requeira foco total com poucas distrações. Tente agrupar tarefas semelhantes em um bloco para realmente maximizar seu foco.
Não programe tudo ao minuto.
Sua agenda deve ser tratada mais como uma agenda do que um manual minuto a minuto do seu dia. Sempre haverá eventos imprevistos que afetarão seus planos. As reuniões vão atrasar, os projetos levarão mais tempo do que você espera e haverá dias em que seu telefone nunca para de zumbir com e-mails e mensagens. Estruturar seu dia ajuda você a voltar aos trilhos mais rápido quando algo o atrapalhou.
Observe as distrações.
Se você descobrir que, mesmo com uma programação a seguir, você ainda não está ganhando nenhum tempo adicional no seu dia, procure por possíveis distrações. É igualmente útil saber quanto tempo é gasto em tarefas não laborais durante o seu dia de trabalho e quanto tempo você realmente gasta trabalhando. Muitas vezes você não percebe quanto tempo gasta em uma tarefa, se ela está trabalhando ou indo para a toca do coelho na internet.
Você pode descobrir que certas tarefas estão demorando mais do que o previsto ou que pega o telefone mais vezes no dia do que imaginava. Para o primeiro, ajuste sua programação para garantir que você está reservando tempo suficiente. Para o último, considere deixar seu telefone em outra sala ou adicionar um plug-in que bloqueie sites específicos para que você não seja tentado.
A criação de seu cronograma de trabalho otimizado geralmente requer um pouco de tentativa e erro. Continue trabalhando com ele e ajustando conforme necessário, e você logo se encontrará com uma melhor gestão do tempo, bem como um equilíbrio aprimorado em sua vida diária.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Forbes