3 erros de gerenciamento que podem destruir empresas de serviços profissionais

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Uma empresa de serviços profissionais é tão boa quanto o trabalho que faz para os clientes. Sejam eles projetos de curto prazo ou serviços baseados em contratação que duram anos, os projetos do cliente são o coração de um negócio profissional – o foco de seu pessoal, a fonte de sua receita e onde a lucratividade vive ou morre. Se os projetos falharem, uma empresa pode perder clientes e receita ou, pior ainda, matar a empresa.

Os problemas de gerenciamento de projetos se tornam cada vez mais mortais à medida que uma empresa de serviços profissionais cresce. Embora proteger projetos maiores e melhores e expandir os negócios pareça ótimo, o crescimento também coloca o negócio em mais risco se não for gerenciado com cuidado.

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Como as empresas de serviços profissionais continuam tendo um crescimento recorde do emprego, agora é o momento perfeito para se concentrar em três erros comuns de gerenciamento de projetos que as empresas de serviços profissionais cometem e como evitá-los.

1. Falhas de comunicação com o cliente

Um dos erros mais comuns que uma empresa de serviços profissionais em crescimento comete é não conseguir se comunicar de maneira eficaz com os clientes. De acordo com um estudo recente realizado por minha empresa, a comunicação com o cliente é o fator mais importante que influencia o sucesso de um projeto. Mas geralmente é mais fácil falar do que fazer.

Noventa por cento dos entrevistados selecionaram o e-mail como um dos três principais métodos de comunicação durante os projetos, mas o e-mail foi criado para comunicações privadas entre alguns indivíduos, enquanto a entrega de projetos bem-sucedidos é um esforço de equipe.

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Para a maioria dos profissionais de hoje, confiar no e-mail significa que cadeias inteiras de comunicação são colocadas em silos entre colegas de equipe, retendo informações valiosas em suas caixas de entrada que são inacessíveis para colegas e clientes.

Com equipes em crescimento e projetos maiores, é impossível controlar cada pequeno detalhe usando abordagens manuais tradicionais, como copiar e colar ou várias reuniões gerais.

Enquanto novas ferramentas de colaboração estão tentando – sem sucesso – substituir totalmente o email, a solução real é usar um software de gerenciamento de projeto que se integra ao email automaticamente, rastreando conversas e tratando o conteúdo de suas mensagens como ativos para compartilhar com a equipe.

2. Acompanhamento de orçamento impreciso

Mesmo quando as empresas tentam controlar o tempo de maneira adequada, os gerentes geralmente ficam no escuro em relação aos orçamentos e ao tempo gasto pelos membros da equipe quando é mais importante: enquanto o projeto está em execução. Nosso estudo descobriu que apenas cerca de 30 por cento dos profissionais usam um quadro de horários conectado ao seu software de gerenciamento de projetos.

A grande maioria, cerca de 69 por cento, monitora o tempo gasto em projetos manualmente ou não, deixando-os desinformados e correndo o risco de falhar financeiramente catastrófico. Mesmo o melhor cenário, em que um funcionário controla diligentemente seu tempo em um aplicativo de quadro de horários separado, ainda é um pesadelo para os gerentes de projeto.

Mais de dois terços deles extraem relatórios manualmente do software de quadro de horários e os aplicam aos orçamentos do projeto, o que significa atrasos de uma semana a um mês entre o trabalho que está sendo feito e os gerentes de projeto vendo o impacto no orçamento.

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Foto: (Reprodução/Internet)

Frequentemente, no momento em que um gerente de projeto pode comparar o orçamento estimado com o tempo gasto em um projeto, o projeto está encerrado, sua equipe já passou para o próximo trabalho e todas as perdas precisam ser absorvidas.

Obviamente, esse é um problema por projeto, mas tem potencial para causar maiores danos à empresa como um todo no longo prazo. Quando orçamentos e projetos permanecem separados, é impossível determinar se os projetos são lucrativos e ajustar a abordagem de vendas para o próximo contrato.

Conforme as empresas crescem e conquistam mais clientes, uma imagem imprecisa do tempo do funcionário da empresa e dos recursos disponíveis pode ser catastrófica. Uma vez que a folha de pagamento é a maior despesa para as empresas de serviços profissionais, elas não podem perder o controle do tempo do funcionário – isso significaria deixar seus negócios cegos.

Se as empresas continuarem a aceitar novos clientes sem uma compreensão clara de quanto tempo realmente têm disponível, os funcionários ficarão sobrecarregados e os projetos irão muito além dos prazos e orçamentos. Quando os projetos vão além do escopo devido ao tempo não controlado, as empresas essencialmente fazem trabalho extra de graça.

3. Assumindo que os projetos são muito curtos para gerenciamento

Ao contrário de projetos mais caros e demorados em outros setores (como construção), os projetos de serviços profissionais são relativamente curtos. Nosso estudo recente descobriu que os projetos mais comuns em empresas de serviços profissionais duravam entre um e três meses, com 60% dos projetos concluídos em menos de três meses e apenas 20% em execução por mais de seis meses.

Um dos equívocos mais comuns, entretanto, é que esses projetos de curta duração não são grandes o suficiente para causar danos reais se falharem. Uma média de 27% dos projetos baseados em serviços ultrapassam o orçamento, e a margem de lucro média das empresas profissionais é de cerca de 15% – aproximadamente a mesma quantidade de receita que uma empresa ganha nos projetos de duração mais comum.

Claramente, embora a maioria dos projetos para empresas de serviços profissionais seja mais curta do que em outros setores, um projeto malsucedido pode ser suficiente para destruir a lucratividade de uma empresa durante todo o ano.

Ver também: Pense pequeno para conquistar a fidelidade do cliente 

Os negócios de serviços profissionais só são lucrativos se puderem gerenciar projetos de maneira eficaz e manter os clientes satisfeitos. Clientes insatisfeitos levam à perda de negócios e a má organização do projeto leva à perda de lucros.

Sem clientes ou lucros, uma empresa de serviços profissionais não pode ter sucesso. Essas questões tornam-se ainda piores à medida que as empresas saem de processos antigos. Todas as empresas em crescimento devem reavaliar suas capacidades de gerenciamento de projetos e considerar novas tecnologias para garantir o sucesso a longo prazo.

Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil

Fonte: Entrepreneur 

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