A pessoa média gasta até 28% de sua semana de trabalho lendo e-mails.
Isso provavelmente parece bastante marginal para alguns, mas se você adicionar a carga de trabalho extra que acompanha ser um empreendedor, você pode imaginar que a quantidade de tempo gasto lendo e respondendo e-mails dobra ou até triplica – tornando difícil fazer muito mais em o dia.
Para minimizar o tempo gasto classificando emails (para que você possa gastar mais tempo realizando o trabalho real), considere a introdução de novas práticas em sua rotina semanal de email. Existem centenas de guias de autoajuda na Internet – cada um alegando diminuir a ineficiência do e-mail e aumentar o fluxo de trabalho – mas esses podem ser um pouco opressores
Felizmente, eu li, implementei e refinei quase todos os procedimentos de hack de email que existem e compilei um processo que pode ajudar você a economizar tempo e manter uma comunicação eficaz.
1. Nem todas as conversas são destinadas a e-mail
Alguns tópicos de email podem ser facilmente resolvidos com um simples telefonema. Ficar de olho nas oportunidades de resolver os problemas pessoalmente ou por telefone pode economizar muito tempo para ambas as partes. Pular ao telefone também é aconselhável se um tópico de e-mail gerou uma discordância ou um debate acalorado.
2. Crie tags para seus e-mails
Uma maneira de ajudar a organizar sua caixa de entrada é criando tags. Por exemplo, você pode rotular e-mails como “NC” para não crítico ou “C” para crítico. Em seguida, você pode configurar filtros que os encaminham para determinadas pastas para leitura priorizada.
3. Reduza o ruído desnecessário
Se uma longa discussão começou com vários funcionários CC’d, identifique quem não precisa estar lá e mova-os para BCC. Explique em sua resposta quem foi BCC e por quê. Esta prática pode poupar aos seus funcionários muitas dores de cabeça e perda de tempo.
4. Adote hábitos do Twitter
Usar o sinal “@” para indicar as etapas de ação em uma sequência de e-mail pode evitar que os itens sejam perdidos. Isso permite que os funcionários leiam rapidamente os e-mails para ver se eles são mencionados (por exemplo, vou pedir a @Jay da minha equipe para marcar um horário para discutirmos os resultados).
5. Livre-se de boatos em seus e-mails
Cada e-mail que você enviar deve ter uma direção clara e concisa. Deve ser bem pensado, amigável, curto e sem erros.
Ver também: Maneiras de se tornar o mentor mais requisitado
6. Confie na sua equipe para fazer o trabalho
Não há necessidade de confirmações de recebimento, como “entendi” ou “OK”. Você deve ter confiança em sua equipe para assumir essas respostas.
7. Aprenda a fazer um bumerangue
Você pode usar o aplicativo Boomerang para predefinir quando as mensagens são recicladas em sua caixa de entrada. Dependendo da importância da mensagem, você pode fazer com que reapareçam em dias, semanas ou meses.
Isso irá desorganizar sua caixa de entrada e ajudá-lo a acompanhar tópicos de e-mail importantes. Você pode até configurar um bumerangue para uma lista de tarefas e recebê-lo por e-mail ocasionalmente em sua caixa de entrada para novos lembretes.
Traduzido e adaptado por equipe por Autônomo Brasil
Fonte: Entrepreneur