Quando deixei o exército em 2013 para trabalhar como consultor de gestão, fiquei incrédulo ao ver como essas empresas de grande porte conseguiram sobreviver em meio a uma terrível falta de comunicação. Os funcionários que trabalham com finanças, por exemplo, não sabiam a quem recorrer para questões de auditoria ou impostos.
Não havia funções claramente definidas, responsabilidades declaradas e meios de acompanhamento de responsabilidade. Mesmo assim, a empresa estava sobrevivendo.
Incrível, não é? O que é ainda mais incrível é o fato de que esta é a norma. Em todos os setores em que trabalhei – de saúde a agricultura, finanças, petróleo e gás, tecnologia, startups e independentes – os mesmos desafios estão sempre lá: comunicação e tomada de decisão.
Em termos de comunicação, como saber se a mensagem que envia por email é a mensagem recebida? Você não, pelo menos não sem fazer o acompanhamento. A questão é que o desafio de se comunicar não termina no teclado. A necessidade de transmitir informações é perpétua. Isso nunca para – nunca. É um trabalho de tempo integral e a comunicação precisa requer mais esforço do que simplesmente digitar um e-mail e enviar.
Aqui estão quatro perguntas que você deve fazer a si mesmo para garantir que sua comunicação esteja no caminho do entendimento.
1. Tenho credibilidade?
Claro, você acha que tem credibilidade – mas sua equipe tem? Quando trabalho com clientes, eles costumam ficar surpresos com os resultados das avaliações 360, depois de perceber que a forma como são percebidos (pelos outros) não corresponde exatamente à maneira como pensam que são recebidos por eles.
Aqui vai uma dica: se você precisa dizer às pessoas que é confiável, não é. Ações falam mais alto que palavras. Quem você é e o que faz falam muito sobre suas mensagens.
2. De que outra forma posso transmitir a mensagem?
Ninguém gosta de ouvir a mesma mensagem repetidamente. Lembre-se de que as pessoas interpretam as informações de maneira diferente. Algumas pessoas querem reunir todos os detalhes, outras querem apenas as notas do penhasco.
Conheça o seu destinatário e como ele processa as informações para alinhar melhor o envio com o recebimento. Se você não tiver certeza sobre a melhor maneira de se comunicar com essa pessoa, pergunte.
3. Que linha de assunto exigirá sua atenção?
Assim como os palestrantes usam variações no tom e na entrega, você pode empregar as mesmas estratégias usando o e-mail. Uma das minhas táticas favoritas para fazer com que as pessoas abram um e-mail é a técnica isca e troca.
Escreva uma linha de assunto que não possa ser recusada, como “Você não vai acreditar no novo boato do escritório – é sobre você!” e, em seguida, comece com: “Agora que tenho sua atenção, vamos falar sobre as avaliações de desempenho …” Não é uma maneira ideal de fazer amigos, mas eles certamente abrirão seu e-mail.
4. Por que eles deveriam se importar?
Esta pergunta vai ao cerne da questão e pergunta por que o destinatário deve se preocupar com seu comunicado. Claro, talvez seja seu trabalho responder, mas isso não significa necessariamente que eles se importem, apenas significa que eles são responsáveis. Existem duas maneiras de fazer as coisas: da maneira certa – e de novo.
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Além disso, trabalhar com pessoas que acreditam no que você acredita é a diferença entre não apenas fazer as coisas certas, mas também levar a execução do comum para o extraordinário. Como sempre, em qualquer comunicação, verifique o entendimento. Acompanhe a tarefa – não o e-mail – para ter certeza de que a mensagem enviada foi a mensagem recebida.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Entrepreneur