Os empreendedores usam o e-mail ao longo do dia ao se comunicarem com os funcionários, fazer networking com colegas do setor e marcar entrevistas com jornalistas e em eventos do setor. No entanto, eles costumam ter tantos e-mails que não sabem como lidar com eles de forma eficiente, atenuar os riscos para seus negócios e levar o e-mail a um nível profissional.
Aqui estão algumas dicas que você deve saber para maximizar o tempo gasto com e-mail e otimizar a experiência para todos, incluindo as pessoas para quem você envia mensagens.
Esteja atento ao seu tempo de e-mail
Prevê-se que as pessoas enviem mais de 300 bilhões de e-mails por dia este ano e quase 350 bilhões por dia até 2023. São muitas mensagens circulando. Como empresário, você pode sentir que uma boa parte dessas mensagens está chegando à sua caixa de entrada, por isso deve desenvolver bons hábitos de e-mail. Caso contrário, você passará dias inteiros com e-mail e nunca mais realizará nada.
Para otimizar sua experiência de e-mail, você pode controlar quanto tempo gasta com e-mail todos os dias. Então, você só pode responder a eles em horários definidos ao longo do dia, o que o deixa livre para se concentrar em outras tarefas. Tim Ferris, da The 4-Hour Workweek, aconselha as pessoas a fazerem isso e até tem um modelo que os leitores podem usar para criar um para eles.
Funciona porque diz aos destinatários quando você verá o e-mail e como entrar em contato com você se for urgente (como por telefone ou mensagem de texto). Pode ser necessário passar por um período de treinamento para respeitar sua programação, mas depois de passar por isso, você ficará bem.
Use um cliente de email.
Mesmo se você usar um provedor de webmail, como Gmail ou ProtonMail, às vezes deseja ver uma interface de usuário diferente ou ter acesso a recursos diferentes. Existem Apple Mail, Airmail e Spark para usuários de iOS, enquanto usuários de PC podem experimentar Thunderbird, Outlook ou Mailbird.
Para empreendedores, um cliente de e-mail pode ajudá-lo a gerenciar o volume de e-mail que você recebe por meio de filtros avançados, pastas e marcação. Além disso, você provavelmente tem vários endereços de e-mail que verifica ao longo do dia, então um cliente de e-mail pode ajudá-lo a fazer isso com mais facilidade.
Muitos clientes oferecem um aplicativo desktop e móvel para sincronizar seu e-mail entre dispositivos e contas. O que você escolher dependerá do número de contas que você possui, de onde você envia mais e-mails, dos recursos de que precisa e muito mais.
Adicione um toque de marketing à sua assinatura de e-mail.
Em vez de deixar sua assinatura de e-mail em branco ou apenas com informações de contato, você pode usá-la para promover sua empresa.
• Insira links para seu mais recente ativo de marketing de conteúdo para demonstrar as informações valiosas que você publica.
• Adicione uma miniatura de um vídeo de bastidores que mostre o lado humano de sua empresa.
Existem até empresas de marketing de assinatura de e-mail, como a Sigstr, que podem ajudá-lo a transformar seus e-mails em canais de anúncios direcionados. Você decide como usar sua assinatura de e-mail, mas não perca a oportunidade de divulgar sua empresa em cada e-mail.
Não faça acompanhamento diário com outros empresários.
Os empreendedores estão tão ocupados que não há como você responder a todos os e-mails imediatamente. Além disso, nem todos os e-mails precisam de uma resposta imediata ou mesmo de uma resposta.
No entanto, alguns empreendedores esquecem o quão ocupados seus colegas empreendedores estão e acompanham frequentemente seus e-mails iniciais. Frequentemente, quero dizer diariamente. “Você teve a chance de ler minha mensagem anterior?”
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Para a maioria dos empresários, isso fará com que seu e-mail seja jogado na lixeira e talvez até mesmo marcado como spam. Você não quer isso para seus e-mails, então dê um tempo para seus colegas empresários. Se você precisar de uma resposta em uma data específica, coloque essa informação na linha de assunto para que o destinatário saiba.
Considere fornecer a eles uma maneira diferente de responder, como uma chamada telefônica, se for urgente. Muitos empreendedores têm maior probabilidade de responder com um telefonema porque sabem que podem fazer isso imediatamente.
O e-mail ainda é uma ferramenta valiosa para empreendedores, mas provavelmente você está lutando para acompanhar o volume de mensagens que recebe. Otimizar seus hábitos de email o tornará mais produtivo, ao mesmo tempo que o manterá atualizado sobre tudo o que está acontecendo em sua empresa e no setor. Use essas dicas para criar hábitos de e-mail melhores para você e para aqueles com quem você se comunica.
Traduzido e adaptado por equipe Autônomo Brasil
Fonte: Forbes